1.1 图表在Excel中用于分析，在PPT中用于展示

在Office系列软件中，Word、Excel和PowerPoint（以下简称“PPT”）都提供了插入图表的功能，但是大部分人却不能区分这3款软件中图表的作用。下面通过一个员工信息表的案例，搞清楚三个软件中图表的作用。

假设你所在的公司有100名员工，你需要统计各个年龄段的人数。而这100名员工的数据通常会存储在Excel中，你可以通过数据透视表将这100名员工按照年龄进行分组，最终得到以下的结果。

这样枯燥的数据，无法直观地进行对比和分析，而这个问题可以通过插入图表来解决。

此时一目了然的是，41-50岁的员工是最多的。相比枯燥的数字，图表更易于分析。

当看到41-50岁的员工最多时，经过分析可以发现公司员工年龄偏大。如果将这个结果结合年终小结一起汇报给上司，此时就需要将这个图表放到PPT中。

PPT中的图表会结合一些样式和动画，将你的观点突显出来，让上司一看就知道：“我们公司41-50岁的员工太多了。”

在汇报结束后，上司会对你说：“你的工作做得很好，把这次的数据打印出来，我认真看一下。”这时就需要把图表复制到Word中，并将数据分析结果和建议一起以文字的形式放到Word文档中。

通过这个案例你就能很快地区分图表在Word、Excel和PPT中的作用了。在Excel中，图表主要用于分析，通常是给自己或团队人员进行查看；在PPT中，图表的作用是展示Excel中分析的结果，所以需要进行设计，如调整颜色、修改字体和添加动画等，目的是让分析的结果突出重点，让上司或客户信任你的分析结果和数据；通过Word就可把PPT中的图表和观点打印出来，供上司或客户仔细阅读。