第2节 无效交流浪费的时间超乎想象
现在是一个提倡交流、沟通的时代，人与人之间，企业内部门之间、集团与子公司之间等都在倡导沟通。我做管理咨询访谈的时候发现，企业内各部门的沟通严重不足，很多信息不对称；或者沟通浪费了大量的时间。比如开会，有用没用的会都开，相关无关的人都参加，他们抱怨说“你说这样的会跟我有什么关系，把我拉过去一开就是三小时”。到底是怎么回事呢，是沟通的不足还是沟通的过多呢？其实不能一概而论，只是说的角度不一样。沟通不足是说有效的信息交换不够，沟通过多是说沟通交流过程中交换了很多无效的信息。我们要解决的核心问题就是要对沟通交流进行控制，增加有效信息的交换。
曾任美国高盛集团联席主席的罗伯特·鲁宾描述自己与时任美国阿肯色州州长的比尔·克林顿的一次对话：“我见过不少说个不停的候选人，而克林顿是真正在进行对话，超过三小时的真正意见交换，并且聚焦在我们认为重要的问题上。”那么，如何做到像克林顿那样，真正提高交流的效率呢？通过观察与分析，我认为交流得当的人通常能做到以下六点。
第一，想清楚要表达什么。这一点如此简单，以至于很多人看到我这么一说马上反映说，“我当然知道自己要表达什么”。实际上我在与很多人交流的过程中发现，他们并不知道自己要表达什么，说话总是绕来绕去。我记得有一次在飞机上，我正好挨着一对小情侣，两个人好像是在谈论找工作的事情。女的在那抱怨，“我挺能说会道的呀？怎么没录用我呢……”，在我看来，她的抱怨说明她没发现自己的问题，能说会道并不代表就能有效交流，能说会道跟工作沟通能力没有直接的联系。如果以为一张口说个不停就是善于表达，那是大错特错，因为你说的那些人家可能根本就不关心。就像美国人在交流中如果遇到说话绕来绕去的人，一定会问，“What’s your point？（你想表达什么观点？）”“你要表达什么观点？”这是每个人在交流的时候都要想清楚的问题。如果是随意聊天、拉家常，那没关系；但如果是工作场合的正式交流，那这个问题就很关键了。
第二，需要注意时刻围绕主题。既然是交流，肯定不是你一个人在说，也不是想说什么就说什么，否则就成讲课了。所以，交流的时候要时刻有主题导向这根弦，哪怕是务虚会议也不能天马行空，也要与主题相关。一些人在交流时思维是跳跃的，还把跳跃式思维当成脑子灵活、反应快，跑题跑的不着边际自己还挺骄傲。实际上，每个人的跳跃式思维只跟他的知识结构与当前的关注点有关系，跟他的思维快慢并没有关系。在与他人交流的过程中，跳跃式思维是很低效的。还有一些人，看起来在围绕主题讲，实际上只是在主题外围绕圈。我曾在一个大型电力企业做调研，他们抱怨最多的就是会议问题，一些领导讲话太虚。比如本来开会讨论下个季度的经营计划，结果有的领导一发言就是讲国际形势、国内形势。这就是没有真正理解主题是什么，把开会当成了工作，而忘记了开会是要解决问题的。所以在交流过程中，要时刻记着交流的主题是什么，围绕主题去交流。
第三，要有先人一步的思考。也就是说，在面对一个话题的时候，先要构思自己的观点，这样别人在说出自己的观点时你才有可能快速地找出分歧，从而就关键点进行讨论。哪怕你在现场不需要发言，只是旁听，这一点也极为重要。如果我们在会议上留心观察就会发现，总有一些人反应很快，在关键环节提出自己的疑问、见解，并就这些问题与相关人员进行交流。并不是他们天生就反应快，或者是在这些问题上很有经验，而是他们在讨论的过程中先人一步思考。如果对方讲到哪你就跟到哪，那样会很累，因为你在适应对方的节奏。如果你能够做到先人一步的思考，针对问题先构思自己的想法，这样就能形成一种互动性质的交流，从而大大提高交流的质量。
第四，从事物流程的视角去推演。我发现，不管是一对一交谈还是开会，有的人总能提出很多既具体又很关键的问题。他又没做过这件事情，为什么可以问出很具体的问题来呢？核心方法就是用事物流程的视角去推演，不断细化，一直推演到可以操作的层面。就管理咨询这一领域来讲，新手与老手在这一点上区别体现得特别明显。做项目时，项目总监一讲思路，新手们通常都会说“明白了”。有经验的老手们就不这样，他们会思考这个思路如何落实，在报告上如何呈现，并且一旦有疑问，在任务现场就直接沟通。所以就会造成一种场景，汇总工作的时候老手们都能按时按质的提交成果，新手们却不能。因为新手们在做的过程中会遇到各种各样的问题，感觉思路都明白，就是呈现不出来。要想搞清楚一件事，一定要推演到操作层面，然后针对推演过程中遇到的困惑提出问题。
第五，要尽量提建设性方案。有效交流一定要提建设性的意见，而不是一味地只抛问题。为什么很多企业愿意要华为出来的人，很重要的一个原因是他们提的问题都是建设性的。我在做咨询项目的过程中接触过很多前华为人，他们提问题很尖锐，不含糊，通常还会再提出自己的改进意见。如果对问题不能提出建设性的意见，那发言的时候一定要慎重，因为挑毛病谁都会。有些意见听起来是对的，比如有人说“方案高度不够呀”，关键是怎么改。提一些听起来正确但又没办法修改的意见，只能影响沟通气氛。台湾大学人气教授吕世浩在《秦始皇：诈与力的极致》中讲过一个观点，吕世浩说天下的学问有两种：一种是“盛世之学”，另一种是“衰世之学”。他这样解释，你听了一个人说的话以后，如果你只想长长地叹一口气，那就是“衰世之学”。因为他只点出了问题，却没有告诉你解决问题的方法。相反，如果你听了一个人说的话以后会觉得奋发向上，行动有了方向，那就是“盛世之学”。因为那个人除了点出问题，也告诉了你解决问题的方法。显然，对大多数讲究实用主义的人来说，更欢迎“盛世之学”。而且，做“盛世之学”的人也更容易成为专业权威。
第六，要总结交流的成果，对关键结论进行确认、落实。过程中到底讨论了几个议题？每个议题的结论是什么？如果有任务，每个人都要领哪些任务？任务的具体要求是什么？什么时候完成？这些都要在总结时确认。因为每个人对环节中结论的理解并不一样，或者讨论后面问题时将前面的结论忘记了，所以最后的总结非常重要。说得极端一点，哪怕没有结论也要有一个总结，否则，交流往往就会沦落成侃大山。
以上这六条都是在正式交流时需要注意的，比如研讨会、任务交底会等。做到这几条，我相信你交流的效率一定会成倍提高。此外，上面提到的这六条是在交流方法层面的建议，实际上，在工作中还有一类事情是很浪费时间的，那就是打着交流的名义闲扯。非正式交流是没问题的，若是以交流的名义闲扯，就是问题了。我观察到，有很多企业存在这种问题。有的企业一边工作一边聊天的现象非常严重，甚至在工作节奏极快的咨询项目组也存在这个问题。在做项目的时候，有的人特别喜欢聊天，当然是以互相交流的名义，可说着说着话题就越来越远，殊不知，你讲了两个故事的时间，有的人已经把访谈要点都整理出来了，人家晚上就不用加班了，下班后就可以做其他的事情，比如看看自己想看的书等，彼此的差距就这么一点一点地拉开了。
上一节提到，通过出方案输出价值，其实方案价值的本质是一种结果价值。在现实工作中，交流也是创造价值的，它创造的是过程价值。需要注意的是，作为一名专业人士，不管是正式交流还是非正式交流，一开口就要想，我说的话会产生什么价值，有没有做无效的交流。