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任务3 熟悉Access 2007

任务描述

MS（Microsoft）Access是关系型数据库管理系统，与Word、Excel一样，都是MS Office办公套件中重要的组成部分，是目前较为流行的桌面数据库管理系统之一。

Access数据库以文件形式保存，Access 2007文件的扩展名是“accdb”，之前版本的扩展名是“mdb”。

本任务介绍Access 2007的对象、启动、界面组成、快捷键和退出等。

1．对象

Access数据库主要包含表、查询、窗体、报表、宏和模块等对象。

1）表

表用于存储各种信息，信息类型可能包括栏目信息、图文信息、资源信息等。如图1-19所示为图文信息表。

2）查询

通过查询，可以查找和检索满足指定条件的数据，包括多个表中的数据。也可以使用查询同时更新或删除多个记录，以及对数据执行预定义或自定义的计算。如图1-20所示为图文表中最新10条信息的检索结果。

图1-20 最新10条信息的检索结果

3）窗体

使用窗体可以轻松地查看、输入和更改数据，也可以执行其他操作，例如向另一个应用程序发送数据。窗体通常包含链接到表中基础字段的控件。当窗体被打开时，Access会从其中的一个或多个表中检索数据，然后用创建窗体时所选择的布局显示数据。如图1-21所示为用户管理窗体。

图1-21 用户管理窗体

4）报表

使用报表可以快速分析数据或用特定的格式呈现数据。

5）宏

Access中的宏可以看做是一种简化的编程语言，利用宏可以用编程的方法实现向数据库中添加某种功能。例如，可将一个宏附加到窗体上的某一命令按钮，这样每次单击该按钮时，所附加的宏就会运行。

宏包括可执行任务的操作，例如打开报表、运行查询或者关闭数据库。大多数手动执行的数据库操作都可以利用宏自动执行，因此宏是非常省时的方法。

6）模块

与宏一样，模块是可以用编程的方法向数据库中添加某种功能的对象。模块编程是基于VBA（Visual Basic for Applications）编程语言编写的程序，模块包括声明、语句和过程等。

2．启动Access 2007

单击“开始”菜单，鼠标指向“程序”→“Microsoft Office”，单击“Microsoft Office Access 2007”命令，即可启动Access 2007，屏幕显示“开始使用Microsoft Office Access”页面，如图1-22所示。

图1-22 “开始使用Microsoft Office Access”页面

通过“开始使用Microsoft Office Access”页面，可以创建一个新的空白数据库、使用模板创建数据库或打开最近的数据库（如果之前打开过数据库），还可以直接转到Microsoft Office Online（在线帮助）了解有关Microsoft Office系统和Access 2007的详细信息。

3．打开现有Access数据库

注意

在进行该操作前，应确保工作文件夹（如d:\c070799）中已经存在资源包中的“demo01.accdb”数据库文件

操作步骤

（1）单击“Office按钮”，屏幕出现Access菜单，如图1-23所示。

图1-23 Access菜单

（2）单击“打开”选项，屏幕弹出“打开”对话框，如图1-24所示。

图1-24 “打开”对话框

（3）单击“我的电脑”选项，选择D盘中的“c070799”文件夹，如图1-25所示。

图1-25 选择文件夹

（4）选择“demo01.accdb”文件，单击“打开”按钮，进入Access操作界面，如图1-26所示。

图1-26 Access操作界面

4．Access操作界面

Access操作界面主要由标题栏、功能区、快速访问工具栏、信息提示区、导航窗格、状态栏等组成，如图1-26所示。

1）功能区

功能区由一系列包含命令的命令选项卡组成。Access 2007中的主要命令选项卡包括“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。每个选项卡都包含一组或多组相关命令，如图1-27所示的“创建”命令选项卡中，“表”命令组包含“新建空白表”命令、“使用模板新建表”命令组、“SharePoint列表”命令组和“表设计”命令。